Planera ditt projekt

Att planera ett projekt och att skriva en ansökan är inte samma sak. Planering handlar om att skapa en tydlig projektlogik, som fokuserar på rätt saker och möter en tydlig huvudutmaning.

Att söka projektfinansiering innebär att utgå från intentioner och mål i programdokument, riktlinjer och specifika utlysningar.

Genom att börja med en metodisk planering kan satsningen förankras hos berörda intressenter och tydliga mål tas fram för projektet. Det är också lättare att integrera de horisontella perspektiven i projektets alla delar om detta görs redan i planeringsstadiet innan du går vidare till att söka projektfinansiering. Läs mer om horisontella perspektiv i del 4 i denna handledning.

Som inspiration till hur du kan utveckla ett projekt följer här förslag på en metod som är vanligt förekommande i planeringsprocesser. Metoden är inte obligatorisk för att söka regionala projektmedel, men kan vara ett stöd för att skapa en ”röd tråd” som bidrar till en tydlig projektlogik. Stegen nedan utgår i huvudsak från projektutvecklingsmetoden LFA (Logical Framework Approach):

  1. Projektets relevans
  2. Sätt projektet i sitt sammanhang
  3. Förankring av projektet
  4. Projektets huvudsakliga utmaning
  5. Mätbara mål i projektet
  6. Aktiviteter för att uppnå målen
  7. Resurser för att genomföra projektet
  8. Hantering av risker i projektet

Fördelen med denna metod är att den skapar delaktighet och ett format för att beskriva och sammanfatta projektet. Nedan beskrivs varje steg mer ingående. 

1. Projektets relevans

Innan du börjar att planera ditt projekt är det viktigt att du ställer dig några kontrollfrågor för att bedöma behovet av projektet:

  • Vilken utmaning utgår projektet ifrån?
  • Varför behövs projektet och vad händer om det inte genomförs?
  • Vem/vilka efterfrågar projektet?
  • Vilka aktörer är viktiga att ha med i projektet?

Ta gärna en tidig kontakt med regionförbundets handläggare för att diskutera din idé. Inför ett sådant möte vill vi att du har svarat kort på frågorna ovan. Använd regionförbundets mall för en tidig projektidé.  

2. Sätt projektet i sitt sammanhang

När du planerar ditt projekt är det viktigt att du sätter det i sitt sammanhang och tar tillvara på de kunskaper och erfarenheter som finns på området. Annars finns risken att du upprepar redan beprövade metoder, som kanske inte löser projektets huvudutmaning. Du kan exempelvis utgå ifrån:

  • Bakgrundsfakta
  • Genomförda förstudier
  • Statistik
  • Liknande projekt (tidigare och pågående, till exempel i andra delar av landet)
  • Omvärldsförändringar och trender

3. Förankring av projektet

Ett projekt sker alltid i samspel med andra och för att skapa nödvändig förankring behöver du klargöra vilka som påverkar och påverkas av projektet. Här brukar man prata om projektets intressenter, som innefattar projektägare, målgrupp, beslutsfattare, expertis, finansiärer med flera. Frågor du kan ställa dig är:

  • Vilka drar nytta av projektet och finns det skillnader beroende på kön, ålder eller utländsk bakgrund?
  • Vilka aktörer behövs för att planera och genomföra projektet?
  • Vilka kompetenser behövs?

Intressenterna kan delas in i fyra olika grupper, enligt modellen nedan, som en hjälp att sortera på vilket sätt de påverkar/påverkas av projektet. Utifrån denna sortering kan intressenterna hanteras olika.

I projektutvecklingen är det viktigt att ha ett öppet förhållningssätt och vara nyfiken och lyhörd för olika intressenters synpunkter oavsett om de är positiva eller negativa till idén.

  Aktiv  
Passiv
Positiv    
   
Negativ    
   

 
4. Projektets huvudsakliga utmaning

För att få ett tydligt fokus i projektet och veta vilka aktiviteter och mål som ska sättas är det viktigt att identifiera den huvudsakliga utmaningen (kallas ibland problem). Här är det avgörande med ett öppet tankesätt och att involvera intressenterna ovan för att ta hänsyn till olika aspekter och perspektiv. Du kan formulera den huvudsakliga utmaningen genom att rita upp ett s.k. problemträd:

  • Ett huvudproblem/utmaning placeras i mitten
  • Orsaker till problemet är trädets rötter
  • Vad som händer om problemet inte åtgärdas, effekter, blir trädets krona

En huvudsaklig utmaning/problem kan ha många orsaker och effekter än ett enskilt projekt kan hantera. Då är det viktigt att göra en tydlig avgränsning så att projektet inte blir för spretigt.

I projektutvecklingen är det ganska vanligt att gå tillbaka och ändra i problemträdet efter hand.

Ofta har initiativtagaren från början en ganska tydlig bild av den huvudsakliga utmaningen. Det är vanligt att den omformuleras när nya intressenter och perspektiv tillkommer.

5. Mätbara mål i projektet

För att veta om projektet har löst den huvudsakliga utmaningen och gett de resultat som eftersträvats är det viktigt att ha projektmål som också är mätbara. Det är även viktigt att skilja på vad som är mål och aktiviteter i projektet.
Att till exempel arrangera 15 seminarier är inget mål, utan seminarier är en aktivitet. Målet kan däremot vara att öka kunskapen hos de som deltar i seminarierna. Ett bra sätt att tänka är att aktiviteter är ett sätt att uppnå projektmålen medan målen i sig syftar till att beskriva en önskad förändring hos projektets målgrupp eller i omvärlden.
Beroende på när målen tidsmässigt ska vara uppfyllda kan du dela in dem i kategorier:

  • Övergripande mål (även kallat effektmål): Vad ska projektet bidra till att förändra?
  • Projektmål: Hur ser situationen ut när projektet är slut?
  • Delmål: Vad uppnår du under projektets gång? Tänk på att delmålen ska knyta an till projektmålen. I normalfallet är tre till sju delmål att rekommendera.

Som en hjälp för att formulera projektets mål används problemträdet. Den huvudsakliga utmaningen/problemet skrivs om till projektmål, effekter till övergripande mål (effektmål) och orsaker till delmål.

Mål och mått

För att göra målen tydliga och relevanta är det bra att utgå från ”SMARTa mål”, som står för specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsbestämda (se mer i del 3). Att definiera smarta mål är dessutom viktigt för att enkelt följa upp projektets verksamhet och resultat. Rekommendationer när det gäller mätning av mål är att:

  • Definiera 1 till 3 mått (indikatorer) för att mäta hur väl du når projektmålet.
  • Definiera 1 till 3 mått (indikatorer) som mäter hur väl du når projektets respektive delmål.

Om måtten (indikatorerna) är svåra att definiera kan det bero på att målen för projektet är otydliga. Om du definierar egna mått (indikatorer) för att mäta projektets utfall och förändring är det viktigt att tänka på:

  • Mäter det definierade måttet aktuellt mål?
  • Är det ett lämpligt mått för att mäta över tid?
  • Behöver du ta fram ett utgångsvärde innan projektet startar?
  • Fångar måttet upp avvikelser från målet?
  • Kommer det att vara möjligt att samla in ett utfall och analysera detta?
  • Kommer informationen som du samlar in att vara användbar och kommer värdena att vara tillförlitliga?

Planera för hur projektets resultat och verksamhet ska tas tillvara

Det största ansvaret för att projektets mål uppnås och att dess resultat används har projektägaren. När projektet avslutas är det endast den operativa projektverksamheten som ska upphöra. Det är projektägarens uppgift att därefter sprida, förvalta och använda resultaten för att skapa långsiktiga och hållbara effekter. De ska tillsammans med erfarenheter från projektet överföras till nya sammanhang för att vidareutvecklas.
När resultaten används på ett ändamålsenligt sätt går det att se effekterna av projektet.
Tänk långsiktigt och i effekter redan under planeringen av projektet. Gör en plan för hur projektets resultat och verksamhet ska tas tillvara eller fasas in i ordinarie verksamhet efter projektavslut.

6. Aktiviteter för att uppnå målen

Aktiviteter är de insatser eller åtgärder som behöver genomföras för att ta sig an de utmaningar projektet står inför och uppnå målen.

  • Resonera kring ansvar, vem/vilka ansvarar för respektive aktivitet? Dela gärna upp per huvud/delaktivitet vid behov. Se till att kommunicera och förankra i projektorganisationen.
  • Vid större projekt med flera delmål är bra att upprätta en aktivitetsplan per delmål. Vissa aktiviteter kan bidra till att uppnå fler än ett delmål och därför innefattas i mer än en aktivitetsplan.
  • Fundera kring hur projektet ska följas upp och utvärderas, till exempel om det är något ni kan göra själva eller behöver köpa in en tjänst för. I lite större projekt bör en uppföljningsplan upprättas.
  • Tänk på att det ska finnas en logisk koppling och rimlighet mellan planerade aktiviteter och de resurser ni planerar och budgeterar för (se nedan).



7. Resurser för att genomföra projektet

Det är viktigt att vara överens inom projektorganisationen och med projektets intressenter vilka som, och på vilket sätt, ska vara involverade i genomförandet av projektet. Viktigt att tänka på när det gäller vilka resurser som krävs för att genomföra planerade aktiviteter är:

  • Genomförandekapacitet i form av relevant kompetens i den egna organisationen alternativt inköpt/inhyrd:
    – Projektledning
    – Ekonomi och rapportering
    – Information och kommunikation
    – Sakexpertis
    – Engagerad styrgrupp
  • Tydlig ansvars- och rollfördelning inom projektorganisationen, kopplat till planerade aktiviteter, för de resurser som finns att tillgå. Förankra och kommunicera i den egna organisationen.
  • Behövs fysiska resurser i form av lokaler, utrustning, teknik, material, m.m. i projektet och ska det köpas in externt eller finns dessa resurser hos projektägaren?

De planerade resurserna ska mynna ut i en detaljerad budget med tydlig koppling till aktiviteterna.
Tänk långsiktigt om framtida verksamhet och finansiering, till exempel hur ni efter projektet kan fasa in resultaten i ordinarie verksamhet.

8. Hantering av risker i projektet

Det är bra att resonera om de hinder eller risker som kan uppstå i ett projekt och vilka konsekvenser de får. Utifrån vilka risker som identifierats är det klokt att upprätta en så kallad riskhanteringsplan, som talar om hur riskerna kan åtgärdas i händelse av att de inträffar. Tänk på att antaganden om risker ska vara realistiska.

  • Exempel på interna risker:
  • yckelperson i projektet slutar;
  • Viktig aktör/samarbets-/samverkanspart drar sig ur;
  • Delar av medfinansieringen uteblir;
  • Horisontella kriterier visar sig svåra att integrera och använda som verktyg;
  • Brist på engagemang från målgruppen;
  • Projektet styr inte mot uppsatta mål;
  • Projektet levererar inte tillräckliga resultat;
  • Projektet hamnar i tidsbrist.

Exempel på externa risker:

  • Förändring i lagstiftning;
  • Politisk och ekonomisk utveckling i omvärlden.

9. Framgångsfaktorer vid planering och genomförande av projekt

Nu har vi gått igenom viktiga steg i planeringsprocessen för ett projekt och vi hoppas att ni har fått en bra bild och några goda tips om hur ni utvecklar ett bra projekt.
Förhoppningen är att projektidén, genom att följa de olika stegen ovan, ska utmynna i detaljerad projektplan eller beskrivning. Projektplanen är sedan en bra bas om medel ska ansökas från Regionförbundet i Kalmar län eller andra finansiärer såväl som för ett lyckat genomförande och en god uppföljning.
Nedan har vi sammanfattat några viktiga delar att ha med er i det fortsatta arbetet. 

  • Tydligt ägarskap och ägardirektiv, det vill säga på vems uppdrag utvecklas och drivs projektet? Samägarskap är viktigt vid större samverkansprojekt.
  • En engagerad och målinriktad styrgrupp med förankring i projektägarens och intressenternas respektive organisation.
  • Tydliga roller och ansvarsfördelning inom projektet såväl strategiskt som operativt.
  • Väl definierad målgrupp som är delaktig och påverkar i hela planeringsprocessen.
  • Projektplan med SMARTa mål, det vill säga specifika och tydliga, mätbara, accepterade, realistiska och tidsbegränsade (se mer i del 3).
  • Plan för implementering, det vill säga hur resultaten ska tas om hand och nyttjas efter projektet är slut, huruvida de ska integreras i ordinarie verksamhet och hur (ansvar, finansiering, operativt).
  • Brett utvecklad och väl förankrad kommunikationsplan med tydlig genomförandeplan och resursfördelning. Aktivt kommunikationsarbete, att ha en fungera intern och extern kommunikation är viktigt för ett lyckat genomförande och förankring.
  • Lärande och reflektion.