Genomföra och redovisa ditt projekt

När ansökan är inskickad till Regionförbundet i Kalmar län blir den diarieförd och tilldelad ett diarienummer, som sedan följer ärendet till dess det är avslutat.

1. Inlämnad ansökan

När ansökan är diarieförd påbörjas beredningen av en projekthandläggare. Handläggningstiden beror på hur pass komplett ansökan är avseende formalia och innehåll. Om projekthandläggaren har frågor om ansökan kommer kompletterande uppgifter att begäras in via telefon eller e-post.

När ansökan är komplett går den vidare till beslutsprocessen där beslut fattas vid olika tillfällen beroende på hur mycket regionala projektmedel som sökts för projektet.

Om sökt belopp är 500 000 kr eller lägre fattas beslut av regionförbundets regiondirektör. Belopp däröver fattas av regionförbundets arbetsutskott.

För att ansökan ska beviljas medel måste den uppfylla följande formella krav:

  • Projektet bidrar till att uppnå målen i RUS för Kalmar län.
  • Projektet ersätter inte ordinarie verksamhet – det ska addera ett mervärde.
  • Projektet bidrar till att utveckla de horisontella perspektiven ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet, exempelvis jämställdhet, miljö och mångfald.
  • Projektet är idémässigt, finansiellt och geografiskt förankrat i regionen.

Därutöver bedöms ansökan bland annat med hänsyn till följande prioriteringsgrunder:

  • Projektet omfattar en större geografisk yta än enbart en kommun eller på annat sätt engagerar flera aktörer.
  • Projektet har koppling till aktuella regionala strategier.
  • Projektet har en tydlig strategi för uppföljning och utvärdering (lärande).
  • Projektet har EU-, nationell eller annan medfinansiering.
  • Projektet har en potential för fortsättning utan projektmedel och en plan för detta.

2. Beslutad ansökan

När beslut är fattat och ansökan beviljats medel alternativt avslagits skickas ett undertecknat beslut till sökande. Vid ett beviljande är det viktigt att alla personer som är delaktiga i projektet läser igenom projektbeslutet med villkor och noterar vad som gäller angående genomförande, budget, projekttid, rapporteringsperioder, uppföljning, m.m.

3. Redovisning

Redovisning av ert regionala projekt sker löpande under projektperioden, förslagsvis en gång per kvartal och minst en gång i halvåret, enligt olika delmoment eller steg (se 3.1-3.2).

3.1 Ansökan om utbetalning

Ansökan om utbetalning (rekvisition) ska göras på särskild blankett i Excel om två sidor, ”Rekvisitionsblankett Regionala Projekt”, som finns för nedladdning här på regionförbundets webbplats. Blanketten ska skrivas under av ekonomiansvarig och/eller projektledare. I de fall projektet även medfinansieras av EU, regionala fonden (eruf) ska blanketten ”Rekvisitionsblankett Regionala Projekt MedfinEruf” användas.

Ansökan om utbetalning upprättas och skickas in till Regionförbundet i Kalmar län. Medlen betalas ut i efterskott mot redovisning av genomförda aktiviteter, uppnådda resultat och upparbetade kostnader (jämför beslut och budget).

Regionala projektmedel som rekvireras för aktuell rekvisitionsperiod kan aldrig vara större än projektets faktiska kostnader, det vill säga totala projektkostnader exklusive bidrag i annat än pengar, med avdrag för projektintäkter (projektets nettokostnader). Inom total budget accepteras förskjutningar mellan kostnadsslag upp till 20% mot att förklaring ges i aktuell lägesrapport (se vidare nedan under rubrik 3.2.1) eller så snart eventuell avvikelse blir känd.

3.1.1 Allmänna uppgifter
Fyll i enligt blankettens rubriker. Glöm inte att ange rätt diarienummer, det vill säga det som återfinns i beslutet från Regionförbundet i Kalmar län längst upp till höger. Glöm inte heller att ange aktuell rekvisitionsperiod, till exempel 170101–170331. Vid rekvirerat belopp anges det belopp som söks från Regionförbundet i Kalmar län för aktuell period. Använd den beslutade procentsats som finns angiven i beslutet från Regionförbundet i Kalmar län multiplicerat med utfall periodens nettokostnader. 

3.1.2 Kostnader
Utfall kostnader redovisas i kolumn ”Periodens kostnader”. Glöm inte att även redovisa projektets totala upparbetade kostnader i kolumn ”Ackumulerade kostnader”. I den första ansökan om utbetalning blir båda kolumnernas belopp lika stora. I nästkommande ansökan om utbetalning blir följaktligen kolumnen ”Ackumulerade kostnader” större än kolumnen ”Periodens kostnader”. Detta eftersom projektets totalt upparbetade kostnader ska läggas till/ackumuleras i kolumnen ”Ackumulerade kostnader”.

3.1.3 Finansiering
Specificera vilka finansiärer, samt eventuella finansiärer för Bidrag i annat än pengar (in natura), som är aktuella för redovisningsperioden i kolumnen ”Periodens finansiering”. Glöm inte att även redovisa respektive finansiärs totala finansiering i kolumnen ”Totalt mottagen finansiering”. I den första ansökan om utbetalning blir båda kolumnernas belopp lika stora. I nästkommande ansökan om utbetalning blir följaktligen kolumnen ”Totalt mottagen finansiering” större än kolumnen ”Periodens finansiering”. Detta eftersom projektets totalt redovisade finansiering ska läggas till/ackumuleras i kolumn ”Totalt mottagen finansiering”.

3.1.4 Bidrag i annat än pengar
Bidrag i annat än pengar avser kostnader/medfinansiering i projektet som inte betalas av den sökande organisationen, utan av externa offentliga eller privata organisationer som till exempel statliga organ, kommuner, landsting, självstyrelseorgan, stiftelser, kulturorganisationer och kommunala samverkansorgan.

Exempel på bidrag i annat än pengar är eget arbete (personal hos medfinansiären som lägger tid i projektet), ideellt arbete samt lokaler som nyttjas av projektet.

3.1.5 Underlag till ansökan om utbetalning
Till första ansökan om utbetalning (rekvisitionen) ska alltid följande underlag bifogas:

  • Huvudbok och resultaträkning för projektet.
  • Avstämningsunderlag (som är sida två av rekvisitionsblanketten för ansökan om utbetalning). Underlaget är en sammanställning över det ekonomiska materialet, och kopplar ihop projektets kostnadsslag med huvudbokens konton. Ange vilket/vilka konton som hör till respektive kostnadsslag.
  • Lägesrapport/slutrapport som görs på särskild blankett (se nedan under rubrik 3.2.1).
  • Lönespecifikation för verifiering av utbetald lön avseende Personal. Anställningsavtal eller underskrivet intyg från chef om avdelad tid på projektet (fast tid i procent per månad). Om varierande tid läggs ner varje månad eller enstaka timmar vid behov ska tidrapport med tillhörande beräkning av timlönekostnad bifogas.
  • Tidrapporter för redovisning av Bidrag i annat än pengar (eget arbete) i förekommande fall.
  • Kopior på fakturor och övriga bokföringsunderlag.
  • Upphandlingsunderlag avseende externa tjänster i förekommande fall.

Till er andra ansökan om utbetalning och framåt kan Regionförbundet i Kalmar län godkänna att endast ett urval av kostnadsunderlaget behöver bifogas ansökan om utbetalning.

3.2 Uppföljning och utvärdering

Projektets genomförande följs löpande upp i samband med Ansökan om utbetalning och Lägesrapport mot planerade aktiviteter, delmål, indikatorer och budget. I slutrapporten utvärderas projektets resultat och effekter på kort och lång sikt.

3.2.1 Lägesrapport och slutrapport
Lägesrapport/slutrapport upprättas på särskilda blanketter som finns för nedladdning här på regionförbundets webbplats. Blanketterna ska skrivas under av projektledaren. Lägesrapport lämnas i samband med varje ansökan om utbetalning. I rapporten beskrivs projektets verksamhet under aktuell period, eventuella avvikelser, uppnådda resultat och uppföljning av indikatorer, samt dess koppling till redovisade kostnader och utfall mot planerad budget. Därutöver beskrivs eventuella särskilda insatser för jämställdhet i projektet och hur just jämställdheten beaktats i genomförandet av projektets aktiviteter under aktuell period. Uppgifterna i rapporten ska återkoppla till vad som finns angivet i projektansökan.

Slutrapport och ekonomisk slutredovisning ska lämnas till Regionförbundet i Kalmar län senast det datum som anges i beslutet. Slutrapporten ska vara mer utförlig, analyserande och framåtsyftande än lägesrapporterna. Analys och reflektion förväntas kring hur väl projektet uppnått och/eller bidragit till måluppfyllelse, kostnadseffektivitet och hållbar utveckling (exempelvis jämställdhet), vilka framgångsfaktorer och fallgropar som identifierats, samt hur uppnådda resultat planeras att tas om hand efter projektets slut.

3.2.2 Uppföljning av indikatorer
För att få en så tillförlitlig uppföljning som möjligt av projektets planerade indikatorer är det viktigt att planera för det redan i början av projektet, det vill säga hur utfallet av dem ska mätas. I större mer omfattande projekt föreslås exempelvis att en plan för uppföljning och utvärdering finns upprättad, där detta beskrivs och när i tid det ska ske. Löpande i respektive lägesrapport och i slutrapporten förväntas projektet reflektera över utfallet av planerade indikatorer, särskilt om avvikelser skulle uppstå.
Syftet med att följa upp utfallet av indikatorer är att mäta projektets resultat och måluppfyllelsen av projektmålet och delmålen. Om aktuellt ska resultatet mätas utifrån en fördelning på kvinnor och män.

3.2.3 Utvärdering och lärande
Utvärderingen syftar till att belysa utfallet av projektets förväntade resultat och de effekter som kan uppnås på kort och lång sikt. Med resultat menar vi på vilket sätt och till vilken grad ni har uppnått projektets mål vid projekttidens slut. Med effekter menar vi projektets inverkan på framtida händelser efter projektets slut. Utvärderingen kan ske internt i projektet, av projektägaren själv, eller av en extern utvärderare. Eventuell extern utvärdering eller särskild uppföljningsrapport ska bifogas slutrapporten.
Redogör hur projektets resultat tas om hand i projektägarens organisation och förankras hos dess intressenter efter projektets slut, det vill säga hur lärandet från projektet säkerställs.

4. Förändringar i projekt

Kontakt ska tas med Regionförbundet i Kalmar län om det blir förändringar i projektet. Om Regionförbundet i Kalmar län bedömer att det krävs ett ändringsbeslut ska begäran om detta skickas in skriftligt tillsammans med en motivering till ändringen. Detta gäller även om stödet från Regionförbundet i Kalmar län endast utgör en mindre andel av den totala finansieringen.
Exempel på förändringar som kan kräva ändringsbeslut:

  • Budgetjustering då förskjutningar mellan kostnadsslag överstiger 20% och motsvarar minst 20 000 kr.
  • Justering av Regionförbundet i Kalmar läns procentuella andel av total finansiering.
  • Justering av projekttid.
  • Byte av medfinansiär.
  • Byte av projektägare.

Projektägaren ska omgående rapportera till Regionförbundet i Kalmar län om projektet avbryts, försenas, byter projektledare eller om annan väsentlig ändring inträffar. Likaså ska eventuell namn- och adressändring meddelas Regionförbundet i Kalmar län.