Projekt eArkiv i Kalmar län (avslutat)

Offentlig verksamhet hanterar stora mängder digital information som behöver sparas över mycket lång tid. Utgångspunkten är att information som skapas och hanteras digitalt också ska bevaras, vara sökbar och möjlig att återanvända digitalt.

Det behövs ett digitalt system för långtidslagring, ett så kallat e-arkiv. Men vad är ett earkiv och vad krävs för att åstadkomma en hållbar lösning? För att ta reda på det genomfördes ett projekt som gav vägledning och kompetensutveckling gällande earkiv.

Projekt earkiv i Kalmar län 2014-2015

Genom projektet gavs kommunerna samma förutsättningar för höja sin kompetens, göra vägval och identifiera kommande insatser i frågor relaterade till earkiv.

Dokument- och ärendehanteringen samt arkivfunktionen genomlystes med förslag till åtgärder genom upprättande av nulägesinventeringar, åtgärdsplaner och systeminventeringar.

En långsiktig lösning för earkiv föreslogs där tekniska, organisatoriska, juridiska och ekonomiska förutsättningar särskilt beaktades.

Projektets slutsats

Projektets rekommendation till kommunerna är att ansöka om medlemskap i kommunalförbundet Sydarkivera. Förslaget har ställts mot andra alternativ som att upphandla eget earkiv regionalt eller lokalt, att fortsätta med pappersarkiv eller att på annat sätt samverka regionalt i Kalmar län inom vissa avgränsade delar gällande earkiv. Förslaget har tagit hänsyn till vid tidpunkten samtliga nationella initiativ och andra regionala projekt i Sverige och i omvärlden.